Hapin zoekt een secretaris

Gaat de toekomst van Papua jou ook aan het hart? Dan willen we je vragen om dan eens te overwegen je tijd en kennis in te zetten voor HAPIN. Voor ons bestuur zoeken wij een secretaris die wil bijdragen aan een organisatie die zich al jarenlang inzet voor mens en samenleving in Papua.

Over HAPIN – Papua support foundation
HAPIN is een Nederlandse stichting die betrokken is bij Papua. We ondersteunen studenten met studiebeurzen, werken samen met lokale partners aan kleinschalige projecten en dragen bij aan bewustwording in eigen land van wat zich in Papua afspeelt. Daarbij staan betrokkenheid, zorgvuldigheid en samenwerking centraal.

De uitdagingen voor de komende jaren zijn groot. De politieke en maatschappelijke situatie in Papua blijft zorgelijk, terwijl de behoefte aan effectieve en passende ondersteuning, heldere keuzes en een goed georganiseerde stichting alleen maar toeneemt. Juist daarom zoeken wij iemand die helpt om bestuurlijk overzicht te houden en processen goed en up to date te laten verlopen.

Wat ga je doen als secretaris bij HAPIN?

• Je stelt, in overleg met de voorzitter en de stafmedewerkers, de agenda op voor de bestuursvergaderingen.
• Je bent verantwoordelijk voor het (doen) opstellen van de notulen van bestuursvergaderingen.
• Je bent, in overleg met betrokkenen, verantwoordelijk voor het (doen) opstellen van het jaarverslag van Stichting HAPIN.
• Je bent eerste aanspreekpunt voor de stafmedewerkers van Stichting HAPIN voor zaken die gaan over het functioneren van het bureau.
• Je bent samen met de voorzitter verantwoordelijk voor de uitvoering van het personeelsbeleid van HAPIN.
• Je ondersteunt het bureau bij de uitvoering van het door het bestuur vastgestelde beleid.
• Je bent bestuurlijk verantwoordelijk voor de inhoud en uitvoering van de werkprocedures van het bureau van Stichting HAPIN.
• Je ziet toe op een juiste archivering en op een juist beheer van het archief en het adressenbestand.
• Je ziet toe op de verzekeringen van Stichting HAPIN
• Je bent bestuurlijk verantwoordelijk voor het privacybeleid en cybersecurity.

Profiel

Wij zoeken een bevlogen en nauwkeurige secretaris, iemand die er van houdt om met mensen te werken, overzicht houdt en zich verbonden voelt met de missie van HAPIN. Je hoeft niet alles al in huis te hebben; een ‘warme’ overdracht en goede afstemming vinden wij belangrijk.

Ervaring in een bestuurlijke rol is welkom, maar geen vereiste. Kennis van besturen, algemene kennis van organisatorische processen en van HRM (personeelszaken) zijn een pré.

Wat biedt HAPIN?

• Een betrokken en bevlogen bestuur met verschillende capaciteiten en deskundigheden.
• Samenwerking met stafmedewerkers, vrijwilligers en anderen die een hart hebben voor de Papua-zaak.
• Een organisatie met korte lijnen, een groot verantwoordelijkheidsgevoel en ruimte om mee te denken.
• Een warme overdracht, zodat je met vertrouwen kunt starten.
• De mogelijkheid om met jouw inzet concreet bij te dragen aan een stichting die het verschil wil maken voor Papua.

Hoe we werken

Bij voorkeur maak je deel uit van het bestuur van HAPIN. Het bestuur komt gemiddeld zes keer per jaar samen in Utrecht om projecten, studiebeurzen en andere zaken te bespreken. Tegelijkertijd staan we open voor een secretaris die vooral praktisch ondersteunt, waarbij we heldere afspraken maken over overlegmomenten en beschikbaarheid.

HAPIN werkt transparant en zorgvuldig; integriteit staat voorop. We willen onze inzet voor Papua zo doelmatig mogelijk organiseren, met een klein team, korte lijnen, een bureau en vrijwilligers die veel werk verzetten. Als secretaris help je ons om overzicht te houden, afspraken vast te leggen en processen goed te laten lopen en te monitoren.

Tijdsinvestering en onkosten

Je bent beschikbaar voor gemiddeld 6 tot 8 uur per maand. Rond het jaarverslag en andere piekmomenten kan dit incidenteel meer zijn. Eventuele onkosten worden vergoed.

Interesse of vragen?

Neem contact op met onze voorzitter Yvonne Carels via info@hapin.nl. Ook als je nog twijfelt, ben je van harte welkom om eerst eens vrijblijvend kennis te maken of even te sparren.

Je kunt ons een korte motivatie sturen en, als je die hebt, je cv of LinkedIn-profiel meesturen.